Podpisując umowę z biurem rachunkowym, warto pamiętać, że osoby, które je przygotowują, mają
wieloletnie doświadczenie w konstruowaniu umów, dlatego też należy się dokładnie przyjrzeć
zaproponowanym warunkom. Jest to zazwyczaj pierwszy sprawdzian dla jakości współpracy z
danym biurem rachunkowym. Wzajemne zaufanie w kwestiach księgowych jest bardzo istotne.
Warunki współpracy z biurem rachunkowym, podobnie jak w przypadku wszystkich innych
podpisywanych umów, można negocjować, z czego przedsiębiorcy – zwłaszcza młodzi – nie zawsze
zdają sobie sprawę. Warto na spokojnie przeanalizować, co oferuje nam biuro rachunkowe i czy jest
to oferta konkurencyjna na rynku. Ale uwaga na nieuczciwą konkurencję! Czujność zdecydowanie
powinny wzbudzić usługi za symboliczną kwotę, np. 1 zł…
Co powinno się znaleźć w umowie z biurem rachunkowym?
W każdej umowie powinny być określone strony, czas trwania – data rozpoczęcia współpracy, czas
obowiązywania umowy, terminy wypowiedzenia oraz informacja o konsekwencjach zerwania
umowy, a także jej przedmiot, który można określić ogólnie lub szczegółowo. W przypadku
podpisania umowy na świadczenie usług księgowych bardzo ważne są także oświadczenia biura
rachunkowego o posiadaniu:
– polisy OC w związku ze świadczeniem usług księgowych,
– certyfikatu księgowego wydanego przez ministra finansów.
Ważnym elementem umowy z biurem rachunkowym jest także tabela opłat oraz terminów zapłaty
wynagrodzenia za świadczone usługi wraz z numerem rachunku bankowego, na który należy
przelewać należności, a także informacją, czy zamieszczone ceny zawierają podatek VAT. Poza tym w
umowie mogą się znaleźć odwołania do innych dokumentów stanowiących część zawartego
kontraktu, a także określenie liczby egzemplarzy, w której sporządzono dokument, i właściwość sądu,
który będzie rozstrzygał w przypadku zaistnienia kwestii spornych pomiędzy stronami.
Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
W umowie z biurem rachunkowym należy zwrócić przede wszystkim uwagę na następujące kwestie:
– Która strona jest odpowiedzialna za kontakt z urzędami i wysyłanie deklaracji – biuro rachunkowe
na mocy udzielonego pełnomocnictwa może reprezentować przedsiębiorcę przed urzędem
skarbowym, ZUS-em oraz sądami administracyjnymi, a także przesyłać w jego imieniu deklaracje i
zeznania. Jeśli nie ma takiego zapisu w umowie, warto zapytać o możliwość świadczenia takiej usługi.
– Dostęp do dokumentów i stanu finansów firmy – sposób i częstotliwość udzielania przedsiębiorcy
dostępu i informacji na temat stanu finansowego przedsiębiorstwa to istotne kwestie. Niektóre
dokumenty, np. wyciąg z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, mogą być potrzebne np. do
uzyskania kredytu. Biuro rachunkowe powinno na bieżąco wystawiać potrzebną przedsiębiorcy
dokumentację.
– Cennik dodatkowych usług – ponieważ ceny usług świadczonych przez biuro rachunkowe są zależne
od liczby obsługiwanych miesięcznie dokumentów, w umowie powinien się znaleźć cennik, który
będzie obowiązywał przy przekroczeniu wskazanej w kontrakcie miesięcznej liczby zapisów.
Aby jak najlepiej usprawnić komunikację z biurem rachunkowym, warto wyznaczyć do tego zadania
jedną osobę w firmie. Jest to także częsta praktyka biur rachunkowych, które przydzielają każdemu
klientowi konkretną osobą do obsługi jego spraw. To bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwala
budować wzajemne zaufanie i eliminuje ryzyko błędów powstałych w wyniku niezrozumienia.
