Do obowiązków każdego pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Nie są potrzebne do tego uprawnienia państwowe czy korporacyjne. Istotne jest natomiast, aby ewidencje były prowadzone w sposób rzetelny. Prowadzenie kadr i płac można zlecić zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Obowiązki pracodawcy określają przepisy zawarte w Kodeksie pracy oraz rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 63, poz. 286 ze zm.), a w zakresie ubezpieczenia społecznego – ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Wymagane ewidencje płacowe
Pracodawca jest zobowiązany w ramach ewidencji płacowej prowadzić – osobno dla każdego pracownika – ewidencję czasu pracy, imienną listę płac, na której znajduje się informacja o wynagrodzeniu wypłacanym za pracę i inne świadczenia związane z pracą, oraz imienną kartę wynagrodzenia, na której znajdują się dane z całego roku kalendarzowego – zebrane w ten sposób informacje służą celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym.
Karta ewidencji czasu pracy
W karcie ewidencji czasu pracy powinny się znaleźć następujące informacje:
– czas pracy w poszczególnych dobach – również w niedzielę i dni świąteczne oraz w porze nocnej,
– o dyżurach, urlopach, zwolnieniach oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
– o dniach wolnych od pracy w ramach przepracowanych godzin nadliczbowych.
Lista płac
Lista płac musi zawierać nazwę pracodawcy, numerację stron, oznaczenie lub nazwę listy płac, datę sporządzenia, miesiąc, którego lista dotyczy, podpis osoby przygotowującej listę oraz osoby zatwierdzającej, a jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto – również podpis pracownika potwierdzający odbiór wynagrodzenia. Podstawą do wyliczenia pensji jest ustalenie wysokości wynagrodzenia brutto, na które składają się: płaca zasadnicza, premie, dodatki, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za okres chorobowy, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Następnie ustala się wysokość przychodu ogółem i wylicza kwotę netto do wypłaty.
Składki na ubezpieczenie
W każdym miesiącu pracodawca jest zobowiązany przekazywać do ZUS-u imienne raporty miesięczne. O danych przekazywanych w tychże raportach należy poinformować pracowników, gdyż powinni mieć oni możliwość wglądu i ewentualnej weryfikacji danych.
Dane osobowe i płacowe pracowników są podstawą do wystawienia świadectwa pracy i wyliczenia pracownikom wymiaru emerytury. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację dotyczącą każdego pracownika przez okres 50 lat od czasu ustania stosunku pracy.
