W małej firmie, której roczne przychody nie przekraczają 2 000 000 euro, prowadzi się tzw. małą księgowość, czyli na zasadach uproszczonych. Przedsiębiorca może to robić samodzielnie, skorzystać z usług zewnętrznego biura rachunkowego lub księgowości internetowej, którą należy traktować jako znaczącą pomoc w samodzielnym prowadzeniu czynności gospodarczych.
Sposób rozliczenia podatkowego czynności gospodarczych w małej firmie jest zależny od wybranego sposobu opodatkowania. To właśnie ta decyzja warunkuje, czy w przedsiębiorstwie będzie prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów czy też ewidencja przychodów.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów – kiedy należy ją prowadzić?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) prowadzi się dla przedsiębiorstw, w których wybrano opodatkowanie podatkiem według skali ogólnej bądź podatek liniowy. Jest to ewidencja osiąganych z tytułu prowadzenia działalności gospodarczych przychodów i poniesionych w tym celu kosztów. Można ją prowadzić w postaci spiętej broszury, odręcznie wpisując dane, lub w programie komputerowym. Ważne jest, aby prawidłowo ją zabezpieczyć przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego, obliczonego na jej podstawie. Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna się składać z 17 kolumn. Jej zawartość określa załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR. Podstawą zapisów są dokumenty księgowe – rachunki, faktury, książeczki opłat itp.
Ewidencja przychodów – kiedy jest podstawą rozliczenia?
Ewidencję przychodów zobowiązani są prowadzić przedsiębiorcy, którzy wybrali jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jej zawartość określa załącznik do rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów. Zapisów w rejestrze dokonuje się na podstawie dokumentów księgowych, jak rachunki i faktury, dziennego zestawienia faktur lub dobowych bądź miesięcznych raportów z kasy fiskalnej. Zapisy dotyczące ubiegłego miesiąca należy zamknąć do 20 dnia miesiąca bieżącego. Ewidencja przychodów musi mieć formę wydruku.
Pozostałe rejestry – w jakich przypadkach są konieczne?
W niektórych przypadkach istnieje także konieczność prowadzenia innych rejestrów, jak np. ewidencje:
- VAT – w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych do podatku VAT,
- przebiegu pojazdów – jeśli w ramach działalności wykorzystywany jest prywatny samochód,
- wyposażenia – gdy jego wartość przekracza 1,500 zł,
- środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych – w przypadku zakupów przekraczających wartość 3,500 zł.
Należy także pamiętać o obowiązku regularnego przeprowadzania remanentów, nawet w przypadku działalności usługowej.
Uproszczona księgowość, podobnie jak pełna, musi być prowadzona w sposób rzetelny, czyli zgodny ze stanem rzeczywistym, i niewadliwy, a więc zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Poznanie tych regulacji jest konieczne, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się prowadzić księgowość w swojej firmie samodzielnie.
