Początkujący przedsiębiorcy muszą podjąć wiele ważnych decyzji dotyczących swojej firmy. Jedną z nich jest sposób prowadzenia księgowości. Aby uniknąć sankcji karnych, należy przeprowadzać czynności gospodarcze w sposób rzetelny i niewadliwy, czyli zgodnie ze stanem rzeczywistym i regulacjami ustawowymi. Szczególnie na początku łatwo się pogubić w gąszczu przepisów.
Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu to dodatkowy koszt, co w przypadku początkującego przedsiębiorcy zazwyczaj nie jest dobrą wiadomością. Z drugiej strony – zlecając księgowość firmie zewnętrznej, oszczędzamy swój czas – służbowy, a często także prywatny, gdyż osoby decydujące się na samodzielna prowadzenie księgowości, nierzadko poświęcają na to swój czas po standardowych godzinach pracy. Obecnie jest jeszcze trzecie wyjście z tej sytuacji – księgowość internetowa.
Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej
Czynności gospodarcze w jednoosobowej działalności gospodarczej są z reguły szablonowe i nieskomplikowane. Podstawą rozliczenia z fiskusem, w zależności od wybranej opcji, jest podatkowa księga przychodów i rozchodów lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dodatkowo należy pamiętać o składaniu deklaracji podatkowych, właściwym przechowywaniu dokumentacji oraz sporządzaniu remanentów, nawet w przypadku gdy prowadzimy działalność usługową. W niektórych przypadkach konieczne jest również prowadzenie innych ewidencji, np.:
- VAT – jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany do podatku VAT,
- przebiegu pojazdów – jeśli w ramach działalności wykorzystuje się prywatny samochód,
- wyposażenia – jeśli jego wartość sięga powyżej 1,500 zł,
- środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych – w przypadku zakupów przekraczających wartość 3,500 zł.
Podstawą do prowadzenia zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są faktury, rachunki, dokumenty celne, noty księgowe, dowody przesunięć, opłat bankowych i pocztowych, książeczki opłat, raporty fiskalne oraz opisy lub specyfikacje materiałów lub towarów handlowych, na które została wystawiona faktura. Ewidencję przychodów również przeprowadzamy na podstawie tychże dokumentów lub dziennego zestawienia faktur czy też raportów z kasy fiskalnej – dobowych lub miesięcznych.
Koszt usług biura rachunkowego
Koszt usług biura rachunkowego zależy od różnych czynników, takich jak liczba wykonywanych w miesiącu czynności gospodarczych, miejscowość, w której prowadzona jest działalność, czy też tego, czy przedsiębiorca jest płatnikiem VAT. Najwięcej za usługi biura rachunkowego trzeba zapłacić w Warszawie. W Trójmieście orientacyjny koszt przy założeniu 10 dokumentów miesięcznie wygląda następująco:
- przedsiębiorca zwolniony z VAT – ok. 150 zł,
- czynny podatnik VAT – ok. 170 zł,
- ryczałt – czynny podatnik VAT – ok. 100 zł,
- ryczałt – podatnik VAT zwolniony z podatku – ok. 50 zł.
Księgowość internetowa
Jedną z opcji do wyboru jest także oprogramowanie dostępne na platformie online do prowadzenia księgowości w firmie, tzw. księgowość internetowa. Jest to narzędzie, które zdecydowanie ułatwia należyte wykonywanie czynności gospodarczych. Największy potencjał mają te platformy, które jednocześnie gwarantują – w razie potrzeby – wsparcie ekspertów z biura rachunkowego. Za księgowość internetową płaci się miesięczny abonament. Pakiet podstawowy, obejmujący uproszczoną księgowość, kosztuje zwykle od 33 do 45 zł.
Podejmując decyzję o sposobie prowadzenia księgowości w firmie, należy pamiętać, że za popełnione błędy, niezależnie od tego, kto prowadzi księgowość, zawsze może odpowiadać przedsiębiorca.
