Prowadzenie księgowości jest konieczne w przypadku każdej działalności gospodarczej. Polskie prawo dopuszcza dwie formy prowadzenia czynności gospodarczych – uproszczoną i pełną. W niektórych przypadkach przedsiębiorca sam może zadecydować, jaką księgowość będzie prowadził. W przypadku spółki z o.o. obowiązujące przepisy wymuszają prowadzenie pełnej księgowości.
Pełna księgowość musi być prowadzona zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości. Konieczne w tym przypadku jest prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych w każdym roku podatkowym: rachunku zysków i strat, bilansu oraz informacji dodatkowej. Prowadzenie pełnej księgowości wymaga znajomości regulacji prawnych, a także doświadczenia i umiejętności prowadzenia ksiąg rachunkowych, której zawartość reguluje ustawodawca, w sposób należyty. Dzięki pełnej księgowości każda złotówka w spółce z o.o. poddana jest ewidencji.
Kto musi prowadzić pełną księgowość?
Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są spółki kapitałowe, a więc spółki z o.o. oraz akcyjne. Do tej formy sprawowania czynności gospodarczych zobowiązane są również inne spółki, w tym jednoosobowa działalność gospodarcza, jeśli ich przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekroczyły za poprzedni rok limit 2 000 000 euro, dopuszczający prowadzenie uproszczonej księgowości w tych formach działalności gospodarczej.
Korzyści prowadzenia pełnej księgowości
W spółkach kapitałowych prowadzenie pełnej księgowości jest konieczne ze względu na polskie regulacje prawne, ale nie tylko. Pełna księgowość daje zarządowi i wspólnikom pełen obraz kondycji finansowej spółki. Na podstawie przedstawionych raportów można przygotować analizy finansowe, które są podstawą do podejmowania słusznych decyzji dotyczących działalności spółki, co daje jej lepsze perspektywy rozwoju. Dokumenty pełnej księgowości są często przydatne także w przypadku pozyskiwania źródeł finansowania działalności firmy, np. w postaci kredyty lub leasingu.
Czy pełną księgowość można prowadzić samodzielnie?
Prowadzenie samodzielnie pełnej księgowości w firmie jest możliwe, aczkolwiek kłopotliwe dla przedsiębiorcy. Po pierwsze – musi on być biegły w obowiązujących regulacjach prawnych na temat prowadzenia rachunkowości w spółce z o.o. Po drugie – pełna księgowość wiąże się z koniecznością opracowywania dokumentów ewidencyjnych, których przygotowanie wymaga wiedzy, doświadczenia i jest dość czasochłonne. W końcu po trzecie – przedsiębiorca odpowiada za ewentualne błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i pozostałych dokumentów. Dlatego też zdecydowanie lepiej w tym przypadku zdecydować się na zatrudnienie księgowego lub skorzystać z usług biura rachunkowego. Osoby profesjonalnie prowadzące księgowość w spółkach posiadają polisy ubezpieczeniowe, które stanowią zabezpieczenie na rzecz pokrycia konsekwencji finansowych ewentualnych błędów w prowadzeniu księgowości.
Prowadzenie pełnej księgowości wydaje się kłopotliwym obowiązkiem. Warto jednak zwrócić uwagę na korzyści, które niesie ze sobą. Czasem jest to dobre rozwiązanie również w przypadku spółek, które nie są do tego zobowiązane prawnie.
