Wrzesień 2025 roku to miesiąc szczególny dla firm i księgowych – z jednej strony podsumowujemy skutki wakacyjnych nowelizacji, z drugiej przygotowujemy się do intensywnego IV kwartału i planowania na 2026 rok. Ten okres przynosi wiele nowych obowiązków: od podatkowych, przez kadrowe, aż po kwestie organizacyjne związane z cyfryzacją komunikacji z urzędami i pracownikami. W tym zestawieniu przyglądamy się najważniejszym zmianom, które zaczęły obowiązywać w sierpniu, obowiązkom, jakie należy wypełnić we wrześniu, a także reformom, na które trzeba przygotować się w nadchodzących miesiącach. Naszym celem jest pokazanie praktycznego wpływu przepisów na codzienne funkcjonowanie firm – od najmniejszych działalności gospodarczych po duże spółki. W artykule omówimy m.in.:

• zmiany podatkowe i fiskalne (m.in. system kaucyjny a VAT, CIT minimalny),
• obowiązki kadrowe (zaległe urlopy, ZFŚS, e-Doręczenia),
• przygotowania do 2026 roku (KSeF, nowa KPiR, zmiany w PIT i CIT).

Zniesienie obowiązku publikacji strategii podatkowej

Od sierpnia 2025 r. obowiązuje nowelizacja, która znosi obowiązek publikacji tzw. strategii podatkowej przez największych podatników CIT. Dotychczas firmy o przychodach powyżej 50 mln euro rocznie oraz podatkowe grupy kapitałowe musiały corocznie publikować na stronach internetowych dokument zawierający informacje m.in. o transakcjach z podmiotami powiązanymi, planowanych restrukturyzacjach czy korzystaniu z rajów podatkowych.

Celem wprowadzenia tego obowiązku było zwiększenie transparentności podatkowej największych przedsiębiorstw. W praktyce jednak regulacja spotkała się z krytyką – dokumenty były często bardzo ogólne, przygotowywane w formule „pod publiczkę”, a niekiedy nawet kopiowane z gotowych wzorów. Fiskus sam przyznawał, że wartość analityczna strategii podatkowych była znikoma, a obowiązek generował przede wszystkim dodatkowe koszty i obciążenia administracyjne.

Zniesienie obowiązku publikacji strategii podatkowej ma uprościć życie przedsiębiorcom i urealnić raportowanie podatkowe. W zamian administracja skarbowa koncentruje się na już istniejących narzędziach kontroli – raportowaniu schematów podatkowych (MDR), obowiązkach dokumentacyjnych w cenach transferowych czy raportach JPK.

Co to oznacza dla firm?

• Najwięksi podatnicy nie muszą już tworzyć i publikować corocznej strategii podatkowej, co oznacza oszczędność czasu i kosztów.
• Utrzymany zostaje obowiązek rzetelnego dokumentowania transakcji i rozliczeń, które mogą podlegać kontroli w innych trybach.
• Administracja zapowiada, że uwaga urzędów skarbowych przesuwa się w stronę bardziej szczegółowych i praktycznych danych – przede wszystkim JPK oraz dokumentacji cen transferowych.

W praktyce oznacza to koniec formalizmu i pozornych raportów, ale też większe znaczenie codziennej jakości dokumentacji podatkowej w firmach.

System kaucyjny a VAT – ostatnie przygotowania przed startem

1 października 2025 r. wchodzi w życie powszechny system kaucyjny, który obejmie znaczną część rynku napojów. Nowe przepisy dotyczą butelek z tworzyw sztucznych do 3 litrów, puszek metalowych do 1 litra oraz szklanych butelek wielokrotnego użytku do 1,5 litra. Każde z tych opakowań objęte będzie dodatkową opłatą – kaucją – którą klient zapłaci przy zakupie produktu i odzyska po oddaniu pustego opakowania do punktu odbioru.

Kaucja a VAT

Ważnym elementem jest rozliczenie kaucji w kontekście podatku od towarów i usług. Sama kaucja nie stanowi podstawy opodatkowania VAT, pod warunkiem że zostanie zwrócona w ustawowym terminie. Jeśli natomiast klient nie odda opakowania, a kaucja pozostanie u przedsiębiorcy, wówczas staje się ona elementem ceny i podlega opodatkowaniu.

Co muszą zrobić przedsiębiorcy?

System kaucyjny to nie tylko kwestia ekologii, lecz także poważne wyzwanie organizacyjne i księgowe. Firmy powinny:

• zaktualizować systemy sprzedażowe (POS, ERP), aby prawidłowo wykazywały kaucję jako osobną pozycję,
• dostosować procedury kasowe do przyjmowania zwrotów – w gotówce, bonach lub przelewach, zgodnie z regulaminem punktu sprzedaży,
• zawrzeć umowy z operatorami systemu kaucyjnego i zapewnić logistykę odbioru pustych opakowań,
• przygotować jasne zasady komunikacji z klientami, w tym materiały informacyjne o sposobach zwrotu i formie rozliczeń.

Dlaczego wrzesień jest kluczowy?

Wrzesień 2025 r. to ostatni moment, aby dopiąć wszystkie procedury. Bez dostosowanych systemów i przeszkolonego personelu firmy narażają się na chaos w obsłudze klientów i błędy w rozliczeniach VAT. Biorąc pod uwagę, że kaucje będą rozliczane w dużych wolumenach, nieprawidłowości mogą szybko przerodzić się w istotne ryzyko podatkowe.

Wdrożenie systemu kaucyjnego to dla przedsiębiorców obowiązek, ale jednocześnie okazja do uporządkowania procesów sprzedaży i księgowości. Warto już teraz upewnić się, że firma jest gotowa na start 1 października.

Uproszczenia w Ordynacji podatkowej

Od sierpnia 2025 r. obowiązuje pakiet zmian w Ordynacji podatkowej, którego celem jest uproszczenie i przyspieszenie kontaktu podatników z administracją skarbową. To część szerszej strategii cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce, obejmującej zarówno przedsiębiorców, jak i osoby fizyczne.

Najważniejsze zmiany

• Korekty deklaracji bez uzasadnienia – w przypadku gdy korekta nie wynika z toczącej się kontroli podatkowej, podatnik nie musi już dołączać pisemnego uzasadnienia. Upraszcza to procedury i skraca czas poprawiania błędów.
• Więcej spraw w e-Urzędzie Skarbowym – możliwość składania pełnomocnictw, wniosków czy zapytań drogą elektroniczną staje się standardem. Zwiększa to dostępność i wygodę, eliminując część tradycyjnej papierowej korespondencji.
• Szybsze interpretacje indywidualne w prostych sprawach – skrócono czas oczekiwania na rozstrzygnięcia w przypadku standardowych zagadnień, co ułatwia przedsiębiorcom planowanie podatkowe.

Skutki dla przedsiębiorców

Zmiany te oznaczają mniej biurokracji i szybszy obieg dokumentów. Firmy mogą teraz łatwiej korygować swoje rozliczenia, a jednocześnie szybciej uzyskać stanowisko organów podatkowych w sytuacjach wątpliwych. W praktyce przyspieszy to codzienną pracę działów księgowości i zmniejszy ryzyko zaległości wynikających z długotrwałych procedur.

Dlaczego wrzesień jest istotny?

Wrzesień to pierwszy pełny miesiąc obowiązywania nowych przepisów. To dobry moment, aby zweryfikować wewnętrzne procedury w firmie, w szczególności te dotyczące korekt i pełnomocnictw. Warto też przeszkolić zespół księgowy z nowych funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego, tak aby w pełni wykorzystać dostępne możliwości i uniknąć opóźnień w kontaktach z fiskusem.

CIT minimalny – pierwszy rok w praktyce

Od 2025 r. obowiązuje w Polsce krajowy podatek minimalny w CIT. Regulacja ta ma na celu objęcie daniną tych podatników, którzy w danym roku wykazują stratę podatkową lub osiągają bardzo niską rentowność – poniżej 2%. W założeniu jest to narzędzie mające przeciwdziałać agresywnym optymalizacjom podatkowym, w szczególności poprzez przenoszenie dochodów za granicę czy sztuczne zawyżanie kosztów.

Kogo obejmują przepisy?

Podatek minimalny dotyczy przede wszystkim spółek kapitałowych i innych podmiotów podlegających CIT, które osiągają niski wskaźnik rentowności. W katalogu kosztów wrażliwych znalazły się m.in. opłaty za usługi doradcze, koszty licencji, finansowanie wewnątrzgrupowe czy inne wydatki ponoszone na rzecz podmiotów powiązanych. To właśnie w tych obszarach ustawodawca dopatruje się największego ryzyka „transferu” zysków.

Jednocześnie przewidziano wyłączenia – np. dla podatników rozliczających się estońskim CIT, a także dla firm o prostych strukturach właścicielskich czy prowadzących działalność o charakterze sezonowym.

Pierwsze doświadczenia praktyczne

Wrzesień 2025 r. to moment, w którym firmy dokonują pierwszych szczegółowych analiz pod kątem podatku minimalnego. W praktyce największym wyzwaniem okazuje się prawidłowa kalkulacja wskaźnika rentowności oraz przygotowanie dokumentacji uzasadniającej ponoszone koszty. Organy podatkowe zwracają uwagę przede wszystkim na umowy z podmiotami powiązanymi i dowody faktycznego świadczenia usług.

Dlaczego to ważne teraz?

Już w trzecim kwartale przedsiębiorcy powinni wiedzieć, czy wpadną w obowiązek zapłaty podatku minimalnego za cały 2025 r. Oznacza to konieczność:

• analizy przychodów i kosztów narastająco,
• weryfikacji transakcji z podmiotami powiązanymi,
• przygotowania dokumentacji wykazującej rynkowy charakter i zasadność ponoszonych wydatków.

Dzięki temu firma uniknie zaskoczenia na etapie zamykania roku podatkowego. CIT minimalny to bowiem nie tyle dodatkowy podatek, ile obowiązek starannego monitorowania finansów i kosztów wrażliwych przez cały rok.

e-Doręczenia – czas na pełne wdrożenie

Wrzesień 2025 r. to jeden z kluczowych momentów dla cyfryzacji komunikacji między firmami a administracją. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje już spółki wpisane do KRS, a w kolejnych miesiącach i latach system będzie rozszerzany na kolejne grupy przedsiębiorców.

Na czym polegają e-Doręczenia?

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Każdy podmiot posiadający adres do e-Doręczeń otrzymuje urzędową korespondencję do specjalnej skrzynki online, a moment jej doręczenia jest równoważny z doręczeniem tradycyjnym. Dzięki temu proces staje się szybszy, bezpieczniejszy i bardziej przewidywalny.

Kogo obejmuje obowiązek od września 2025 r.?

• Spółki zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. – od 1 października 2025 muszą mieć aktywny adres e-Doręczeń.
• Nowo zakładane spółki w KRS – obowiązek powstaje automatycznie w momencie rejestracji.
• JDG wpisane do CEIDG – zostaną objęte w późniejszym terminie (2026 r.), ale już teraz mogą założyć adres dobrowolnie.

Co powinny zrobić firmy we wrześniu?

Wrzesień to ostatni moment, aby upewnić się, że firma:

• posiada aktywny adres e-Doręczeń,
• zgłosiła go do odpowiedniego rejestru,
• przygotowała procedury wewnętrzne do obsługi elektronicznej korespondencji (kto i jak często sprawdza skrzynkę, kto odpowiada za odbiór i archiwizację dokumentów).

Dlaczego to istotne?

Brak aktywnego adresu e-Doręczeń lub zaniedbanie jego obsługi może prowadzić do poważnych konsekwencji – od uznania pisma za skutecznie doręczone po upływie terminu, aż po ryzyko utraty możliwości reakcji w postępowaniach administracyjnych i podatkowych.

Wrzesień to zatem miesiąc, w którym przedsiębiorcy muszą zamknąć etap wdrożeniowy i wprowadzić e-Doręczenia do codziennej praktyki.

Zaległe urlopy – ostateczny termin do 30 września

Wrzesień to tradycyjnie miesiąc, w którym pracodawcy muszą dopilnować kwestii związanych z wykorzystaniem zaległych urlopów wypoczynkowych. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. W praktyce oznacza to, że do końca września 2025 r. należy udzielić urlopów niewykorzystanych w 2024 r.

Dlaczego to ważne?

Niedopełnienie tego obowiązku naraża pracodawcę na konsekwencje w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Niewykorzystanie urlopu w ustawowym terminie nie tylko narusza prawa pracownicze, ale także może skutkować sankcjami finansowymi.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

To pracodawca odpowiada za organizację pracy w taki sposób, aby pracownik mógł wykorzystać urlop w terminie. W razie potrzeby to właśnie pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop jednostronnie, tak aby nie dopuścić do przedawnienia. Ważne jest również prawidłowe udokumentowanie udzielania urlopu – zarówno w ewidencji czasu pracy, jak i w aktach osobowych.

Wrzesień w praktyce

Dla działów kadr i płac wrzesień to okres wzmożonej kontroli planów urlopowych i bieżących wniosków pracowników. W wielu firmach oznacza to także konieczność znalezienia kompromisu między potrzebami pracowników a zapewnieniem ciągłości pracy w kluczowych działach.

Druga rata odpisu na ZFŚS – termin we wrześniu

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to narzędzie, które pozwala pracodawcom finansować m.in. dofinansowanie wypoczynku, pomoc socjalną czy imprezy integracyjne. Zgodnie z ustawą, pracodawcy zobowiązani do tworzenia funduszu muszą przekazać na jego rachunek bankowy odpis w dwóch częściach: pierwszą do 31 maja, a drugą do 30 września danego roku.

Co jeśli nie zapłacono w terminie?

Niewpłacenie wymaganej kwoty w ustawowym terminie traktowane jest jako naruszenie przepisów prawa pracy. Może to skutkować sankcjami w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W skrajnych przypadkach pracodawca naraża się również na roszczenia pracowników, którzy mogą domagać się realizacji świadczeń finansowanych z funduszu.

Znaczenie drugiej raty

Druga rata odpisu jest istotna zwłaszcza w kontekście finansowania jesiennych i świątecznych świadczeń dla pracowników. To właśnie z tych środków najczęściej pokrywa się m.in. dopłaty do wczasów pod gruszą, paczki świąteczne czy zapomogi losowe. Brak środków na rachunku funduszu w odpowiednim czasie może utrudnić lub wręcz uniemożliwić realizację tych świadczeń.

Wrzesień w praktyce

Firmy, które jeszcze nie zrealizowały obowiązku przekazania drugiej raty, powinny zrobić to jak najszybciej. Warto również upewnić się, że dokumentacja związana z ZFŚS jest kompletna – obejmuje prawidłowe wyliczenia odpisów i ich zgodność ze stanem zatrudnienia.

KSeF – ostatnia prosta przed obowiązkowym wdrożeniem

We wrześniu 2025 r. coraz mniej czasu pozostaje na przygotowanie się do startu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 1 stycznia 2026 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Prezydent podpisał już ustawę przesuwającą termin wejścia w życie, dając firmom dodatkowy czas na wdrożenia, ale tego czasu szybko ubywa.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Dokumenty te będą przesyłane do kontrahentów za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów, a każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny.

Dlaczego warto przygotować się już teraz?

• Integracja systemów księgowych – dostawcy oprogramowania sukcesywnie udostępniają moduły KSeF, które wymagają konfiguracji i testów.
• Zmiana procedur w firmie – obieg faktur będzie całkowicie różny od dotychczasowego, konieczne jest przygotowanie instrukcji i szkolenie pracowników.
• Ryzyko sankcji – za brak stosowania KSeF od 2026 r. przewidziano kary finansowe, a także ryzyko paraliżu operacyjnego w przypadku braku przygotowania.

Wrzesień w praktyce

To odpowiedni moment, aby firmy przeprowadziły wewnętrzne testy wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Nawet jeśli jeszcze nie wszystkie funkcjonalności są dostępne, warto oswoić zespół z nowym sposobem pracy. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na współpracę z biurem rachunkowym – obie strony muszą pracować na tych samych zasadach i mieć dostęp do spójnych danych.

KSeF to zmiana, która zrewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. Wrzesień 2025 r. to czas, w którym przedsiębiorcy powinni przejść z etapu planowania do realnych działań wdrożeniowych.

Nowa KPiR – więcej kolumn, więcej obowiązków

Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na zasadach ogólnych będą musieli korzystać z nowego wzoru Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Ministerstwo Finansów potwierdziło, że celem zmiany jest większa transparentność i lepsze dostosowanie ewidencji do potrzeb kontrolnych.

Co się zmieni?

Nowa KPiR będzie bardziej szczegółowa – liczba kolumn w księdze wzrośnie, a wpisy będą wymagały szerszego opisu. Pojawią się m.in. dodatkowe pola dotyczące:

• rodzaju transakcji,
• źródła finansowania,
• kosztów związanych z usługami niematerialnymi i transakcjami z podmiotami powiązanymi.

To oznacza, że podatnicy będą musieli dokładniej klasyfikować wydatki, które dotychczas wpisywali w ujęciu uproszczonym.

Skutki dla przedsiębiorców

Dla wielu małych firm i JDG nowa KPiR oznacza wzrost obciążeń administracyjnych. Więcej szczegółów do ujęcia w księdze to konieczność dokładniejszego gromadzenia dokumentów i dodatkowy czas poświęcony na księgowanie. Z drugiej strony, Ministerstwo Finansów wskazuje, że nowe przepisy mają ułatwić przedsiębiorcom przygotowywanie danych do rozliczeń rocznych oraz zmniejszyć ryzyko błędów podczas kontroli.

Wrzesień w praktyce

Wrzesień 2025 r. to dobry moment, by zapoznać się ze wzorem nowej KPiR i sprawdzić, jakie zmiany trzeba będzie wprowadzić w dokumentacji księgowej. Biura rachunkowe powinny rozpocząć informowanie klientów o nowych obowiązkach i przygotowywać systemy księgowe do obsługi nowych struktur. Choć obowiązek wejdzie w życie dopiero w styczniu 2026 r., już teraz wiadomo, że brak odpowiedniego przygotowania może przełożyć się na chaos w rozliczeniach.

Planowane reformy w PIT i CIT w budżecie na 2026 rok

Projekt ustawy budżetowej na 2026 r., przedstawiony we wrześniu 2025 r., zawiera kilka ważnych założeń podatkowych, które mogą istotnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorców i podatników indywidualnych. Rząd wprost wskazuje, że zmiany w PIT i CIT mają służyć zarówno zwiększeniu dochodów budżetowych, jak i uproszczeniu systemu.

PIT – zmiany w podatku dochodowym od osób fizycznych

Jedną z kluczowych propozycji jest podwyższenie kwoty wolnej od podatku z obecnych 60 tys. zł do 70 tys. zł. Ma to przynieść ulgę osobom o niższych dochodach i zmniejszyć obciążenia fiskalne pracowników oraz przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych.

Rozważane jest także wprowadzenie nowego limitu dla ulgi na dzieci, który byłby powiązany z dochodami rodziny – choć szczegóły nie zostały jeszcze w pełni doprecyzowane.

CIT – zmiany dla firm

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych przewidziano modyfikacje w funkcjonującym od 2025 r. krajowym podatku minimalnym. Ministerstwo Finansów zapowiada, że katalog wyłączeń zostanie rozszerzony, tak aby podatek ten nie obciążał firm działających w specyficznych branżach o niskiej marży, ale stabilnym rynku.

Ponadto planowane jest uproszczenie zasad rozliczania ulg inwestycyjnych i innowacyjnych, by były one łatwiej dostępne także dla mniejszych podmiotów.

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli propozycje zostaną przyjęte, od 2026 r. osoby fizyczne zapłacą mniej podatku dochodowego, a firmy zyskają większą pewność w rozliczeniach CIT. Jednak wciąż należy pamiętać, że projekt budżetu to dopiero początek procesu legislacyjnego, a ostateczny kształt przepisów może się zmienić w toku prac parlamentarnych.

Wrzesień 2025 r. to dobry moment, aby śledzić te zmiany, bo w najbliższych miesiącach rozpoczną się konsultacje i prace nad finalną ustawą.