Sierpień 2025 przyniósł przedsiębiorcom szereg zmian podatkowych, prawnych i organizacyjnych, które wpływają zarówno na bieżące działania firm, jak i na ich dalsze planowanie. Zniesienie obowiązku publikowania strategii podatkowej, start systemu kaucyjnego czy kolejne uproszczenia w Ordynacji podatkowej – to tylko niektóre z tematów, które warto znać, by uniknąć błędów i świadomie zarządzać firmą.

Z kolei wrzesień to miesiąc intensywnych obowiązków – od wdrożenia e-Doręczeń, przez planowanie budżetowe, aż po zamykanie kwestii kadrowych, takich jak zaległe urlopy czy ZFŚS. Na horyzoncie pojawia się również coraz więcej informacji o zmianach planowanych na 2026 rok – warto już teraz wiedzieć, jak się do nich przygotować.

Zniesienie obowiązku publikacji strategii podatkowej – ważna zmiana od sierpnia 2025 r.

Od sierpnia 2025 r. z polskiego porządku prawnego zniknął obowiązek publikowania strategii podatkowej, który od kilku lat dotyczył dużych podatników CIT. Obowiązek ten wprowadzono ustawą z 2020 roku, jako element zwiększający przejrzystość działań firm wobec fiskusa. Dotychczas zobowiązane do publikowania strategii były m.in. spółki, których przychody przekraczały 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe.

Dlaczego zniesiono ten obowiązek?

Ministerstwo Finansów argumentuje, że obowiązek ten generował wysokie koszty wdrożenia i utrzymania strategii, przy bardzo niskim poziomie użyteczności praktycznej. Zgodnie z oceną resortu – strategia podatkowa rzadko kiedy zawierała dane wykraczające poza minimum wymagane ustawą, a często była publikowana w formie ogólnikowych, pozbawionych wartości merytorycznej dokumentów.

Zniesienie obowiązku ma zatem uprościć funkcjonowanie przedsiębiorstw, ograniczyć zbędne formalności i skoncentrować wysiłki firm oraz administracji na rzeczywistych działaniach ograniczających agresywną optymalizację podatkową – takich jak raportowanie schematów podatkowych (MDR) czy analiza wskaźników rentowności w kontekście podatku minimalnego.

Co to oznacza dla firm?

Dla dużych podatników CIT to jedna z istotniejszych deregulacji w ostatnich latach. Brak obowiązku oznacza mniej formalnych wymagań i potencjalne oszczędności związane z przygotowywaniem dokumentacji oraz analiz podatkowych pod publikację. Jednocześnie jednak nie oznacza to końca odpowiedzialności – organy podatkowe nadal mogą analizować rzeczywiste działania przedsiębiorstw i oczekiwać racjonalnego uzasadnienia decyzji podatkowych.

VAT a system kaucyjny – nowe obowiązki dla przedsiębiorców od października 2025 r.

System kaucyjny wejdzie w życie od 1 października 2025 r., wprowadzając szereg nowych obowiązków dla przedsiębiorców w branży napojów, detalistów oraz operatorów sieci handlowych. Zmiana ta dotyczy nie tylko organizacji zbiórki opakowań, ale również wpływa na rozliczanie VAT, ewidencjonowanie i procesy księgowe.

Czym jest system kaucyjny?

System kaucyjny polega na tym, że przy zakupie określonych napojów (np. w plastikowych butelkach, szklanych butelkach wielokrotnego użytku czy puszkach aluminiowych) konsument zapłaci kaucję, która będzie mu zwracana przy oddaniu pustego opakowania. Kaucja nie jest doliczana do podstawy opodatkowania VAT – o ile zostanie zwrócona konsumentowi. Co ważne, kaucja nie będzie zwracana wyłącznie w formie bonów czy rabatów. Nowe przepisy przewidują możliwość zwrotu gotówki, choć forma zwrotu może się różnić w zależności od punktu sprzedaży.

Kto będzie objęty obowiązkiem?

• Wprowadzający napoje do obrotu (producenci, importerzy)
• Detaliści (zwłaszcza sieci handlowe i sklepy powyżej 200 m²)
• Operatorzy systemów kaucyjnych

Firmy będą zobowiązane do:

• pobierania i zwracania kaucji,
• prowadzenia ewidencji opakowań objętych systemem,
• rozliczania wpływów z tytułu kaucji z uwzględnieniem zasad VAT,
• przekazywania danych do Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz Gospodarce Odpadami (BDO).

Kaucja a VAT – na co zwrócić uwagę?

Kaucja nie będzie doliczana do podstawy opodatkowania VAT, jeśli zostanie zwrócona w terminie 12 miesięcy. Po tym okresie niespłacona kaucja staje się przychodem firmy i będzie podlegać opodatkowaniu VAT oraz podatkiem dochodowym. Dla księgowych i działów finansowych to ważne wyzwanie – konieczne będą aktualizacje systemów ERP, precyzyjne ewidencje i kontrola terminów.

Co oznacza to dla przedsiębiorców?

Nowy system to przede wszystkim konieczność inwestycji w infrastrukturę – automaty do zwrotu opakowań, aktualizacja kas fiskalnych, szkolenia personelu. Dodatkowo należy przygotować się na zmiany w procesach rozliczeniowych, a także potencjalne kontrole dotyczące ewidencji i zgodności z przepisami środowiskowymi.

Nowe wyroby akcyzowe – zmiany od sierpnia 2025 r.

Z początkiem sierpnia 2025 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące akcyzy, które rozszerzają katalog wyrobów podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Zmiany mają zarówno charakter fiskalny (zwiększenie wpływów budżetowych), jak i środowiskowy – w wielu przypadkach dotyczą bowiem produktów o potencjalnym wpływie na zdrowie publiczne lub środowisko naturalne.

Co obejmują zmiany?

W nowelizacji przepisów akcyzowych pojawiły się m.in.:

• rozszerzenie katalogu napojów alkoholowych objętych akcyzą – np. napoje na bazie fermentacji, z niską zawartością alkoholu, dotąd pozostające poza opodatkowaniem,
• włączenie do systemu akcyzowego niektórych wyrobów nikotynowych bezdymnych, np. saszetek nikotynowych typu „nicopouch”,
• nowe stawki akcyzy na wyroby energetyczne wykorzystywane w specjalistycznych procesach przemysłowych (np. niektóre rodzaje olejów i gazów),
• uszczelnienie ewidencji i obowiązków sprawozdawczych dla producentów, importerów i pośredników handlowych.

Nowe obowiązki dla firm

Każdy podmiot wprowadzający do obrotu nowo wskazane produkty musi:

• uzyskać stosowną rejestrację w urzędzie skarbowym jako podatnik akcyzowy,
• prowadzić szczegółowe ewidencje magazynowe zgodnie z wymogami ustawy akcyzowej,
• składać miesięczne deklaracje podatkowe,
• dokonywać terminowych wpłat podatku akcyzowego na mikrorachunek.

Dodatkowo, zmiany te mogą wymagać weryfikacji i dostosowania systemów księgowych, procedur obiegu dokumentów oraz etykiet produktów (np. ze względu na obowiązek informacyjny o objęciu akcyzą).

Wpływ na ceny i rynek

Podmioty zajmujące się sprzedażą detaliczną lub hurtową nowych wyrobów akcyzowych muszą przygotować się na zmianę cen i możliwą reakcję rynku. Wzrost obciążeń podatkowych może doprowadzić do korekty cen detalicznych – a także do zmiany strategii produktowej w niektórych branżach (zwłaszcza FMCG, zdrowotnej i rekreacyjnej).

Co warto teraz zrobić?

Dobrą praktyką będzie:

• przeanalizowanie, czy którykolwiek z oferowanych produktów podlega nowym regulacjom,
• w razie potrzeby – rejestracja jako podatnik akcyzowy,
• przeszkolenie zespołu i wdrożenie procedur akcyzowych,
• konsultacja z doradcą podatkowym w celu minimalizacji ryzyka nieprawidłowości.

Uproszczenia w Ordynacji podatkowej – zmiany na sierpień 2025 r.

Sierpień 2025 r. przyniósł również istotne zmiany w zakresie Ordynacji podatkowej, które mają uprościć relacje między przedsiębiorcami a administracją skarbową. Celem nowelizacji, zapowiadanej od miesięcy przez Ministerstwo Finansów, było zmniejszenie biurokratycznego obciążenia, zwiększenie przejrzystości procedur i przyspieszenie załatwiania spraw podatkowych.

Główne zmiany

Najważniejsze uproszczenia, które zaczęły obowiązywać w sierpniu:

• Możliwość składania korekty deklaracji bez załączania uzasadnienia przyczyn korekty – dotyczy to deklaracji złożonych po 1 sierpnia 2025 r., jeśli korekta nie wynika z kontroli.
• Ułatwienia w zakresie pełnomocnictw ogólnych – nowe przepisy pozwalają na ich elektroniczną aktualizację bez konieczności przesyłania dokumentów papierowych.
• Skrócenie terminów rozpatrywania wniosków o interpretacje indywidualne – z 3 miesięcy do 45 dni (w sprawach nieskomplikowanych).
• Rozszerzenie katalogu spraw, które można załatwiać w pełni online przez e-Urząd Skarbowy.
• Wprowadzenie „zawieszenia” biegu terminu przedawnienia w przypadku oczekiwania na odpowiedź organu podatkowego (np. interpretację), ale tylko do 6 miesięcy.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Nowelizacja przynosi realne ułatwienia dla firm, zwłaszcza tych działających dynamicznie lub często dokonujących korekt. Rezygnacja z konieczności uzasadniania każdej korekty deklaracji zmniejsza obciążenie działów księgowości. Skrócenie czasu oczekiwania na interpretacje pozwala szybciej podejmować decyzje podatkowe w niepewnych sytuacjach. Co ważne – nowe przepisy pozostawiają możliwość składania korekt w dotychczasowym trybie (z uzasadnieniem), jeśli podatnik uzna to za celowe np. w przypadku bardziej złożonych korekt.

Warto pamiętać

W związku z tymi zmianami warto:

• zweryfikować, czy dotychczasowe procedury podatkowe w firmie są zgodne z nowymi przepisami,
• przeszkolić zespół odpowiedzialny za rozliczenia podatkowe,
• skorzystać z nowych funkcjonalności w e-US – niektóre wnioski można teraz złożyć znacznie szybciej i łatwiej.

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy – pierwsze kroki ku zmianie?

W sierpniu 2025 r. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców oficjalnie wystąpił do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z prośbą o wyjaśnienie i sprecyzowanie zasad pilotażu skróconego tygodnia pracy. Coraz częściej mówi się bowiem o realnym wprowadzeniu w Polsce systemu 4-dniowego tygodnia pracy – choć na razie na zasadach dobrowolnego testowania w ramach pilotażu.

Na czym miałby polegać pilotaż?

Zgodnie z założeniami, w programie pilotażowym firmy mogłyby przetestować:

• skrócenie tygodnia pracy z 5 do 4 dni (przy zachowaniu łącznego wymiaru godzin lub jego zmniejszeniu),
• nowe modele organizacji pracy, które mogą zwiększyć produktywność przy mniejszym czasie pracy,
• alternatywne formy zarządzania urlopami i elastycznym czasem pracy.

Program miałby być dobrowolny i częściowo wspierany finansowo ze środków publicznych lub unijnych, szczególnie dla mikro i małych firm. Szczegółowe warunki mają zostać opublikowane we wrześniu 2025 r.

Z perspektywy pracodawców i działów kadr

Choć pomysł brzmi innowacyjnie, z punktu widzenia kadrowo-płacowego wprowadzenie takiego modelu wymaga solidnego przygotowania. Należy uwzględnić m.in.:

• rozliczanie czasu pracy w systemach kadrowych,
• przeliczenie norm godzinowych i ewentualnych nadgodzin,
• dostosowanie regulaminów pracy,
• ocenę wpływu na efektywność i ciągłość działalności operacyjnej.

Firmy, które rozważają udział w pilotażu, powinny już teraz skonsultować się z doradcami ds. prawa pracy i przygotować analizę ryzyk oraz korzyści.

Czy warto?

Zagraniczne doświadczenia (np. z Islandii czy Wielkiej Brytanii) pokazują, że skrócony tydzień pracy może przynosić realne korzyści, takie jak:

• większa motywacja i lojalność pracowników,
• niższy poziom wypalenia zawodowego,
• poprawa work-life balance bez spadku wydajności.

Jednak model ten nie sprawdzi się we wszystkich branżach, dlatego kluczowa będzie elastyczność i możliwość dobrowolnego przystąpienia do programu.

Nowe zasady prowadzenia KPiR – cyfrowa rewolucja od 2026 roku

W sierpniu 2025 r. opublikowano projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), które wejdzie w życie od 1 stycznia 2026 r.. Dokument przewiduje aż 15 kluczowych zmian, mających na celu digitalizację, uszczelnienie i uproszczenie systemu księgowości uproszczonej.

Kluczowe zmiany w KPiR 2026

• Prowadzenie KPiR wyłącznie elektronicznie, w formacie XML poprzez program komputerowy; wersja papierowa będzie możliwa tylko w wyjątkowych sytuacjach  .
• Dwie nowe kolumny: numer faktury z KSeF oraz NIP kontrahenta  .
• Zniesienie preferencji dla rolników z małymi przychodami – od 2026 r. wszyscy będą prowadzić jednolity wzór księgi  .
• Brak możliwości zwolnienia podatników z obowiązku stosowania KPiR – nawet na wniosek  .
• Brak niepotrzebnych definicji – usunięto powtórzenia ustawowych pojęć z regulaminu  .
• Likwidacja obowiązku prowadzenia ksiąg osobno dla każdego zakładu – jedna księga, cała firma  .
• Zakończenie obowiązku dziennych zestawień faktur – teraz każdy zapis oparty będzie na dokumentach źródłowych  .
• Paragony bez NIP – będą dopuszczalne tylko w kilku określonych przypadkach (np. paliwo za granicą)  .
• Jednolity termin dokonywania wpisów: do 20. dnia miesiąca następującego po zdarzeniu  .
• Spis z natury podpisywać będą musieli tylko właściciel lub wspólnicy, ujęta będzie tylko wartość  .
• Korekty raportów fiskalnych – od 2026 r. stosujemy dowód wewnętrzny zamiast pisania na odwrocie raportu  .
• Brak konieczności numerowania dokumentów w KPiR  .
• Konieczność comiesięcznego przesyłania KPiR do urzędu – w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_PKPIR)  .
• Brak wymogu wskazywania miejsca przechowywania dokumentacji – transparentny model dopuszcza elastyczne rozwiązania, np. chmurowe  .

Co te zmiany oznaczają dla przedsiębiorców i biur rachunkowych?

Zmiany te zwiastują erę cyfrowej księgowości, ale wymagają też poważnego przygotowania:

• Konieczność zakupu lub wdrożenia odpowiednich programów KPiR oraz systemów do generowania i przesyłania JPK.
• Konieczna aktualizacja wewnętrznych procedur i przeszkolenie zespołów odpowiedzialnych za księgowość.
• Możliwość cyfrowej automatyzacji, ale też większa odpowiedzialność za prawidłowość danych.
• Biura rachunkowe stoją przed szansą automatyzacji pracy i ograniczenia zbędnych procedur manualnych.

Wstęp do zmian podatkowych w 2026 r. – rządowy projekt budżetu

Choć rok 2026 wydaje się jeszcze odległy, to właśnie wrzesień 2025 przynosi pierwsze sygnały nadchodzących zmian w systemie podatkowym. Rząd opublikował projekt budżetu na przyszły rok, w którym uwzględniono również planowane reformy podatkowe. To ważny moment dla przedsiębiorców, ponieważ daje możliwość wcześniejszego przygotowania się do nowych obowiązków – zarówno formalnych, jak i finansowych.

Co znalazło się w założeniach budżetowych?

• Likwidacja części ulg podatkowych – choć nie wskazano jeszcze, które dokładnie ulgi zostaną zniesione lub ograniczone, wiadomo, że celem rządu jest uproszczenie systemu podatkowego i zwiększenie wpływów budżetowych. Warto więc obserwować szczególnie ulgę na IKZE, ulgi prorodzinne oraz na działalność badawczo-rozwojową.
• Zmiany w opodatkowaniu dochodów osobistych – rząd nie wskazał jeszcze nowej skali PIT, ale zapowiedział uproszczenia oraz możliwą reformę kwoty wolnej od podatku. Te zmiany mogą wpłynąć zarówno na pracowników, jak i na przedsiębiorców prowadzących JDG.
• Nowa KPiR od 2026 r. – to także element zapowiadanej reformy (omawiany wcześniej w sierpniowej części artykułu), w której planuje się m.in. dodanie nowych kolumn, zwiększenie obowiązków ewidencyjnych i większą automatyzację przekazywania danych do fiskusa.

Co oznacza to dla firm już teraz?

• Warto już we wrześniu rozpocząć monitorowanie projektów ustaw i rozporządzeń, które zostaną ogłoszone do końca 2025 r.
• Wskazane jest rozpoczęcie analizy kosztów i ulg, z których firma korzysta – oraz zaplanowanie alternatywnych form optymalizacji.
• Działy księgowe i biura rachunkowe powinny uwzględnić nadchodzące zmiany w swoich strategiach na 2026 r., np. w zakresie wyboru formy opodatkowania, planowania inwestycji czy zatrudnienia.

Punkt na wrzesień – o czym warto pamiętać?

Wrzesień to miesiąc, który wymaga od przedsiębiorców i działów kadrowo-księgowych szczególnej uwagi. Część obowiązków ma swoje sztywne terminy, inne to przypomnienie o konieczności zaplanowania dalszych działań – zwłaszcza przed ostatnim kwartałem roku. Poniżej zebraliśmy najważniejsze zagadnienia, które warto uwzględnić w harmonogramie wrześniowych zadań.

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń

Wrzesień 2025 to ostatni dzwonek na wdrożenie systemu e-Doręczeń dla wszystkich podmiotów wpisanych do CEIDG. Choć dla firm z KRS obowiązek ten już funkcjonuje od wcześniej, teraz dotyczy także mikroprzedsiębiorców, JDG oraz organizacji pozarządowych.

Czym są e-Doręczenia?

To system elektronicznego doręczania korespondencji urzędowej, który z czasem zastąpi tradycyjne listy polecone. Pozwala na odbieranie pism urzędowych, decyzji i wezwań w formie cyfrowej, z pełną mocą prawną. Jest to element szerszej reformy cyfryzacji usług publicznych.

Co należy zrobić we wrześniu?

• Jeśli jeszcze nie posiadasz adresu e-Doręczeń – złóż wniosek przez platformę gov.pl,
• W przypadku korzystania z usług zewnętrznych (np. biura rachunkowego) – upewnij się, kto będzie odbierał pisma,
• Zaktualizuj procedury wewnętrzne – np. określ, kto w firmie odpowiada za sprawdzanie skrzynki e-Doręczeń.

Zaległe urlopy – kończy się czas na ich udzielenie

Wrzesień to czas, gdy wielu pracodawców zaczyna intensywniej monitorować wykorzystanie zaległych urlopów wypoczynkowych. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do 30 września roku następnego (czyli np. urlop za 2024 r. powinien być wykorzystany do końca września 2025 r.).

O czym należy pamiętać?

• Pracodawca nie musi czekać na wniosek pracownika – ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu.
• W przypadku kontroli PIP, niewykorzystane urlopy są częstym punktem zapalnym i mogą skutkować sankcjami.
• Warto wprowadzić automatyczne przypomnienia lub wewnętrzne zestawienia do monitorowania urlopów w większych firmach.

Druga (i ostatnia) rata odpisu na ZFŚS

Do 30 września 2025 r. należy przekazać drugą ratę odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – o ile pracodawca nie dokonał całości wpłaty już w maju.

Terminy:

• Pierwsza rata: do 31 maja – co najmniej 75% odpisu,
• Druga rata: do 30 września – pozostałe 25%.

Co jeśli zapomnieliśmy?

Niewpłacenie odpisu w terminie nie jest tylko błędem formalnym – może skutkować:

• zarzutem naruszenia przepisów prawa pracy,
• żądaniem uzupełnienia funduszu przez pracowników lub PIP,
• koniecznością naliczenia odsetek od zaległości.

Warto również pamiętać, że świadczenia z ZFŚS są zwolnione z ZUS i podatku do określonych limitów – dlatego terminowe finansowanie funduszu jest korzystne również dla pracodawcy.

Rewolucja w komunikacji: nowe obowiązki pracodawców

Od września ruszają pilotażowe działania w ramach cyfryzacji komunikacji na linii pracodawca–pracownik. Choć część z nich ma charakter testowy, już teraz warto przygotować firmę na nadchodzące zmiany:

Co się zmienia?

• Planowane jest wprowadzenie obowiązku informowania pracowników o zmianach warunków pracy, wynagrodzenia i urlopów za pośrednictwem systemów cyfrowych (np. portale pracownicze),
• Trwa debata nad uregulowaniem cyfrowego potwierdzania obecności, podpisywania dokumentów, e-akt osobowych – co może wejść w życie już w 2026 roku,
• Związki zawodowe postulują, aby cyfrowa komunikacja była obligatoryjna w większych firmach.

Wniosek?

Wrzesień to dobry moment, by:

• sprawdzić, jak działa wewnętrzny obieg dokumentów w Twojej firmie,
• rozważyć wdrożenie systemów typu HRM, e-PIT, e-teczki, e-doręczenia pracownicze,
• zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników i kadry w zakresie nowych narzędzi.

Dla wielu firm końcówka lata to nie tylko czas planowania urlopów czy wakacyjnych wyprzedaży, ale przede wszystkim okres, w którym należy zadbać o kwestie kadrowe, sprawozdawcze i organizacyjne. Wrzesień 2025 to ostatni moment, by uporządkować zaległości – zarówno w dokumentacji, jak i strategii rozwoju firmy na kolejne miesiące.

Warto także śledzić zmiany zaplanowane na 2026 r., w tym obowiązkowy KSeF, nowe zasady rozliczania samochodów firmowych czy zmiany w strukturze KPIR – bo choć brzmią odlegle, ich wdrożenie może wymagać czasu i przemyślanej strategii.

BZ Consulting od lat wspiera firmy we wdrażaniu zmian, rozwiązywaniu problemów podatkowych i organizacyjnych – i nie inaczej jest tym razem. Zachęcamy do kontaktu – lepiej działać z wyprzedzeniem niż mierzyć się z konsekwencjami niedopatrzeń.