W listopadzie 2023 roku, krajowe i międzynarodowe przepisy z zakresu finansów, podatków oraz bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) przynoszą znaczące zmiany dla przedsiębiorstw i pracowników. Obejmują one nowe uregulowania podatkowe, strategie optymalizacji finansowej oraz świeże podejście do bezpieczeństwa w miejscu pracy. W niniejszym artykule przyjrzymy się najnowszym wydarzeniom i regulacjom, które w listopadzie 2023 roku kształtują obszar finansów, podatków i BHP, rzucając światło na ich wpływ na przedsiębiorstwa i pracowników na całym świecie.
Nowelizacja przepisów i wymagań BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
Po upływie ponad 20 lat obowiązywanie obecnych przepisów prawa dotyczących bezpieczeństwa
i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nastąpiła zmiana przepisów, która weszła w życie z dniem 17 listopada 2023 roku. Zmiana przepisów ma na celu poprawę komfortu pracy osób zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe oraz ma ukazywać współczesny postęp technologicznych. Dodatkowo zmiana przepisów jest bezpośrednio związania
z nowymi przepisami w prawie pracy, które dotyczą np. pracy zdalnej. Pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie biur do nowych przepisów.
Jak zgodnie z przepisami powinno wyglądać stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy?
Zgodnie z opublikowanymi przepisami, pracodawcy będą mieli obowiązek dostosować wyposażenie stanowiska pracy do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, które stanowią załącznik do rozporządzenia. Chodzi m.in. o wyposażenie stanowisk pracy w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz, w przypadku gdy pracownik korzysta z przenośnego systemu komputerowego i używa go co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W załączniku do rozporządzenia określono też minimalne wymaganie, jakie powinny spełniać meble biurowe, z których korzysta pracownik. Dotyczą one rodzaju biurek, stołów oraz krzeseł. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca na życzenie pracownika powinien również wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek.
Zacznijmy od wymagań dotyczących monitorów ekranowych, jakie stawia przed nami ustawodawca:
- obraz na ekranie monitora powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności,
- ograniczenie dotychczasowych wymagań w zakresie regulacji ustawienia monitora do możliwości jego pochylenia, bez wskazywania jego zakresu oraz możliwości obracania wokół własnej osi (zmiana wynika z technologii i współczesnych lekkich monitorów LCD),
- brak wymogu, by ekran monitora musiał być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadać odpowiedni filtr. Współczesne monitory są już wyposażone w odpowiednie warstwy antyodbiciowe przez producentów. Natomiast w przypadku błyszczących monitorów dotykowych takie wymaganie.
Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy
Stanowisko z monitorem ekranowym powinno być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, umożliwiającą umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Stanowisko powinno być tak usytuowane
w pomieszczeniu, aby dostęp do niego był swobodny. Odległości między sąsiednimi monitorami powinny wynosić co najmniej 0,6 m, a między pracownikiem a tyłem sąsiedniego monitora – co najmniej 0,8 m. Odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna mieścić się w zakresie 400-750 mm, a konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym regulację wysokości ustawienia monitora i klawiatury.
Praca przy laptopie
Ustawodawca podjął także kwestię stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Przepisy rozporządzenia nie definiują w żaden sposób tego pojęcia, jednak wskazuje się, że dotyczy to m.in. laptopów. Zgodnie z tym, w przypadku, gdy pracownik pracuje przy laptopie co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno być wyposażone w:
- stacjonarny monitor ekranowy lub
- podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
- dodatkową klawiaturę i mysz.
Zwrot za zakup szkieł kontaktowych i okularów
Dofinansowanie okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych przysługuje osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Pracownik może ubiegać się o dofinansowanie, jeśli każdego dnia spędza przed monitorem ekranowym co najmniej 4 godziny (dotyczy to zarówno osób pracujących na komputerach stacjonarnych, jak i pracowników korzystających z laptopów, tabletów czy smartfonów); Pracownik może ubiegać się o dofinansowanie, jeśli otrzyma zaświadczenie od lekarza, wskazujące na potrzebę stosowania okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Od 17 listopada 2023 r. pracownik ma prawo do refundacji przez pracodawcę zakupu szkieł kontaktowych. O ile zaświadczenie lekarza okulisty potwierdza konieczność ich używania na potrzeby pracy. Jeżeli pracownik używa soczewek jednorazowych, to pracodawca będzie stale dokonywał ich refundacji na podstawie tego zaświadczenia (w zależności od potrzeb pracownika).
Przesunięcie terminu wdrożenia e-Doreczeń
W komunikacie wydanym przez Ministerstwo Cyfryzacji 22 listopada 2023 r. pojawiła się istotna dla przedsiębiorców zapowiedź przesunięcia w czasie terminu wdrożenia systemu e-Doręczeń, czyli nowego obowiązku, który miał wejść w życie już 10 grudnia 2023 r.
Czym są e-Doręczenia?
To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych
i bezpiecznych doręczeń elektronicznych.
Kogo dotyczą e-Doręczenia?
- Osób fizycznych: już niedługo list polecony z urzędu będzie można odebrać przez Internet – bez konieczności udania się na pocztę,
- Dla firm i przedsiębiorców: firmy zarejestrowane w KRS lub CEiDG będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem,
- Dla podmiotów publicznych: od 30 grudnia 2023 r. urzędy i inne podmioty publiczne będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń,
- Dla zawodów zaufania publicznego: od 30 grudnia 2023 r. osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń.
Termin wdrożenia obowiązkowych e-Doręczeń w jednostkach niepublicznych:
Od 30.12.2023 r.:
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze,
- Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Od 30.03.2024 r.:
- Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 30 grudnia 2023 roku.
Od 01.01.2024 r.:
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej, - Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku.
Od 01.10.2026 r.:
- Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku.
Termin wdrożenia obowiązkowych e-Doręczeń w jednostkach publicznych:
Od 30.12.2023 r.:
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze,
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze,
- Narodowy Fundusz Zdrowia,
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne,
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw
w celu wykonywania zadań publicznych.
Od 01.01.2025 r.:
- Inne podmioty publiczne.
Od 01.10.2029 r.:
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Od 1 grudnia wzrost wysokości przekazywanych wpłat na Państwowy Fundusz Osób Niepełnosprawnych
Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Wpłaty na PFRON od początku grudnia nieznacznie wzrosną. To konsekwencja podwyższenia przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale 2023 r.
Przeciętne wynagrodzenie wynosiło:
- W III kwartale 2023 r.: 7194,95 zł
- W II kwartale 2023 r.: 7005,76 zł.
Obowiązek wpłat na PFRON
Obowiązek dokonywania comiesięcznych wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników, którzy nie osiągnęli w danych miesiącach wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Liczbę pracowników należy ustalać w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Do liczby zatrudnionych pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi:
- zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- przebywających na urlopie rodzicielskim,
- przebywających na urlopach wychowawczych,
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Zwolnienie z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON
Pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%, są zwolnieni z wpłat na PFRON.
Przedłużenie terminu na złożenie informacji TPR – o cenach transferowych
Przedłuża się do dnia 31 stycznia 2024 r. termin do złożenia informacji o cenach transferowych
w przypadku gdy termin ten upływa w okresie od dnia 30 listopada 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. Informacja o cenach transferowych (TPR) stanowi zbiór informacji o transakcjach zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi oraz przez podatników z podmiotami mającymi miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (w tzw. „rajach podatkowych”). Celem sprawozdawczości TPR jest pozyskanie przez administrację podatkową wybranych informacji dla potrzeb analizy ryzyka zaniżenia dochodu do opodatkowania w zakresie cen transferowych oraz innych analiz ekonomicznych lub statystycznych.
Informacja o cenach transferowych TPR obejmuje raportowanie:
- transakcji kontrolowanych objętych obowiązkiem sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych,
- • transakcji kontrolowanych zwolnionych z obowiązku sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych,
- należności płatnych na rzecz podmiotów mających siedzibę w państwach i terytoriach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową i umów zawieranych z tymi podmiotami,
o których mowa w art. 11o ust. 1 Ustawy. Raportowanie TPR to obowiązek w zakresie cen transferowych, który dotyczy transakcji realizowanych od 2019 r., tj. transakcji rozpoczętych lub kontynuowanych w 2019 r.
Zakończenie roku finansowego
Zbliżając się ku zakończeniu roku finansowego, przed przedsiębiorstwami rozwija się fascynujący etap, pełen refleksji nad minionymi miesiącami działalności oraz strategicznego planowania na przyszłość. Okres ten staje się momentem, w którym liczby i wskaźniki finansowe nabierają głębszego znaczenia, ukazując nie tylko bieżące osiągnięcia, ale także kształtując drogę dla kolejnych działań. Jest do dobry moment, aby zastanowić się nad kluczowymi czynnikami, które wpłynęły na osiągnięcia finansowe
w mijającym roku. Czy były to skuteczne strategie marketingowe, innowacje produktowe czy może efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi? Analiza tych elementów pozwoli nam lepiej zrozumieć, co przyczyniło się do sukcesów oraz co może wymagać dostosowania w nadchodzącym czasie. Zakończenie roku finansowego to nie tylko okres rozliczeń, ale także czas wyciągania wniosków, planowania i przygotowywania się na przyszłość. Pragniemy zaprosić do głębszej analizy tego fascynującego procesu, w którym liczby stają się opowieścią o drodze, jaką podąża przedsiębiorstwo oraz kluczem do mądrego kierowania jego rozwojem.
Przygotowaliśmy dla Was „check-listę” zamknięcia roku w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością:
- Inwentaryzacja – Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości spółki. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Oznacza to, że inwentaryzacja pozwala na weryfikację danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku: zapasów, należności, środków pieniężnych oraz środków trwałych.
- Odpisy i rezerwy – Odpis aktualizacyjny ma doprowadzić wartość środka trwałego wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto. W celu prawidłowego wykazania
w sprawozdaniu finansowym informacji o utworzonych, wykorzystanych oraz rozwiązanych odpisach aktualizujących i rezerwach należy dokonać stosownych zapisów na kontach. Umożliwi to wykazanie tych wartości zgodnie ze stanem faktycznym. Odpisy aktualizujące zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Obowiązek tworzenia rezerw wynika z kolei z zasady współmierności przychodów i kosztów. Rezerwy tworzy się głównie na przyszłe zobowiązania, których realizacja jest pewna lub w dużym stopniu prawdopodobna i których kwotę można oszacować w wiarygodny sposób. Podstawą do utworzenia rezerw mogą być udzielone gwarancje i poręczenia lub skutki toczącego się postępowania sądowego. - Zestawienie obrotów i sald – Wszystkie czynności związane z zamknięciem roku powinny umożliwić księgowemu przygotowanie zestawienia obrotów i sald nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. Z kolei zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych powinno nastąpić co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie później niż w ciągu
3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. - Sprawozdanie finansowe – Sprawozdanie finansowe należy sporządzić na dzień bilansowy. Terminu tego używa się w odniesieniu do dnia, w którym kończy rok obrotowy. Najczęściej oznacza on datę 31 grudnia, kiedy rok obrotowy dla danej firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe musi być przygotowane najpóźniej trzy miesiące po dniu bilansowym. Jeżeli zatem ostatni dzień roku rachunkowego w przedsiębiorstwie nakłada się z końcem roku kalendarzowego, wówczas termin ten przypada na 31 marca.
W sprawozdaniu finansowym spółki z o.o. powinny znaleźć się: - rachunek zysków i strat – zestawienie wszystkich operacji finansowych przeprowadzonych przez firmę w roku poprzedzającym,
- bilans – zestawienie aktywów i pasywów, przedstawiające stan majątku firmy aktualny na dzień sporządzania,
- informacja dodatkowa – wszystko, co nie znalazło się w innych sprawozdaniach,
a również ma znaczenie dla spółki.
