Choć kalendarz wskazuje początek lata, czerwiec nie przyniósł wcale wakacji od zmian prawnych. Przeciwnie – ten miesiąc obfitował w szereg nowych regulacji oraz obowiązków, które dotyczą zarówno przedsiębiorców, jak i działów kadr czy księgowości. Zmiany dotyczą nie tylko przepisów podatkowych i zatrudnienia cudzoziemców, ale również warunków pracy podczas upałów oraz wykorzystania zaległych urlopów. Dodatkowo, jak co miesiąc, analizujemy też jedno zagadnienie szczegółowo – tym razem w ramach bonusu przyglądamy się tematowi sukcesji firmy i temu, jak odpowiedzialnie zaplanować przyszłość przedsiębiorstwa z pomocą m.in. fundacji rodzinnych.

W tym artykule znajdziesz praktyczne podsumowanie najważniejszych nowości z czerwca 2025 r., które mogą realnie wpłynąć na codzienne funkcjonowanie Twojej firmy. Wszystkie informacje zostały opisane w przystępny sposób – tak, byś mógł szybko odnaleźć to, co najważniejsze.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce – co naprawdę zmieniło się od 1 czerwca 2025 r.?

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy wynikające z dwóch ustaw — o zatrudnianiu cudzoziemców (Dz.U. poz. 621) oraz o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. poz. 620). Zmiany obejmują zarówno procedury legalizacji pracy i pobytu, jak i obowiązki pracodawców — zastępując dotychczasowy test rynku pracy nowym systemem sterowanym centralnie. Mamy kompletną cyfryzację wniosków, zaostrzenie kar i nowe wymagania dokumentacyjne. Najważniejsze zmiany:

• Pełna elektroniczna obsługa – Wszystkie wnioski, oświadczenia i dokumenty o zatrudnianiu cudzoziemców składane są teraz wyłącznie przez portal praca.gov.pl — wersje papierowe są odrzucane.
• Zniesiony test rynku pracy – W większości przypadków nie wymaga się już potwierdzania, że w polskim urzędzie pracy brak chętnych kandydatów — wyjątkiem są zawody deficytowe wskazywane przez starostę w specjalnej liście.
• Zgłaszanie umów i obecności – Przed rozpoczęciem zatrudnienia należy przekazać do PUP elektroniczną kopię umowy w języku polskim (lub tłumaczenie przysięgłe). Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia rozpoczęcia pracy w ciągu 7 dni, braku rozpoczęcia — w ciągu 14 dni od planowanej daty.
• Ujednolicone zasady zatrudnienia – Minimalny wymiar: co najmniej ¼ etatu przy wynagrodzeniu nie niższym niż płaca minimalna. Nowe podmioty (działające krócej niż rok) zatrudnić mogą dłużej niż rok tylko przy większym wymiarze etatu.

Surowsze sankcje — kary za nielegalne zatrudnienie

• Dla firm: grzywny od 3 000 do 50 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca (minimum 6 000 zł przy wykazanej winie celowej)  .
• Dla cudzoziemców: kara od 1 000 zł za pracę bez wymaganych zezwoleń.
• Inspekcja PIP i Straż Graniczna prowadzą kontrole wspólnie — obejmujące legalność pobytu, dokumentację i warunki pracy  .

Kto może pracować bez zezwolenia?

• Obywatele UE/EOG i Szwajcarii (po okresie 3 miesięcy pobytu i odpowiednim zameldowaniu).
• Obywatele Ukrainy zatrudnieni na podstawie powiadomień PUP — obowiązuje zgłoszenie w terminie 7 dni od zatrudnienia (do 30 IX 2025 lub dłużej, jeśli przepis się przedłuży)  .
• Absolwenci polskich uczelni (studia licencjackie, magisterskie, doktoranci) mogą teraz pracować bez zezwolenia.
• Obywatele Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii zatrudniani na podstawie oświadczenia wpisywanego do rejestru oświadczeń  .

Uwaga! Wprowadzone limity czasu pobytu (np. 90 dni na wizie turystycznej lub wizach z innych krajów Schengen) wykluczają pracę po przekroczeniu tego okresu — bez polskiego pozwolenia na pobyt i pracę. Agencje zatrudnienia muszą mieć minimum 2-letni staż przed podjęciem pośrednictwa pracy cudzoziemców, co ma ograniczyć tworzenie firm wyłącznie w celu sprowadzania pracowników zza granicy.

Nowe przepisy to znaczący krok w kierunku cyfryzacji, uproszczenia i unowocześnienia zasad dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Dają większe bezpieczeństwo i sprawność formalną, ale też nakładają konkretne obowiązki na pracodawców. Przygotowując się do kontroli, warto zwrócić uwagę na sposób zgłaszania oświadczeń, dokumentację umów i poprawność kwalifikacji cudzoziemców.

Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy trzeba go wykorzystać i jakie obowiązki ma pracodawca?

Czerwiec to ostatni moment, by uporządkować zaległe kwestie urlopowe. W świetle przepisów Kodeksu pracy, pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy do 30 września roku następnego po roku, w którym nabył do niego prawo. Oznacza to, że zaległy urlop za 2024 rok powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września 2025 r. Choć obowiązek ten spoczywa głównie na pracodawcy, warto, by również pracownicy byli tego świadomi – niewykorzystany urlop nie przepada, ale może prowadzić do problemów kadrowych i naruszenia przepisów.

Co mówi prawo?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy “Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem należy udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.” To oznacza, że po tej dacie niedopełnienie obowiązku może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika – co grozi karą grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł (zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 KP).

Obowiązki pracodawcy:

• Nie czekać na wniosek pracownika – przy udzielaniu zaległego urlopu nie jest potrzebna jego zgoda. Pracodawca może (i powinien) skierować pracownika na zaległy wypoczynek jednostronnie.
• Zaplanuj i kontroluj – obowiązkiem pracodawcy jest bieżące monitorowanie wykorzystania urlopów i odpowiednie planowanie.
• Urlopu nie można zamienić na ekwiwalent – wyjątkiem jest tylko sytuacja rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Zaległy urlop a inne dni wolne

Urlop wypoczynkowy to nie to samo co:

• urlop bezpłatny,
• urlop okolicznościowy,
• czy zwolnienia lekarskie – dlatego nie można ich ze sobą mylić ani „przenosić”.

Dodatkowo, z końcem czerwca pracodawcy często aktualizują grafiki urlopowe na drugą połowę roku, dlatego warto już teraz sprawdzić ile dni urlopu zostało do wykorzystania – by uniknąć spiętrzenia terminów po wakacjach.

Zaległy urlop za 2024 rok należy wykorzystać do 30 września 2025 r. Pracodawcy powinni aktywnie dążyć do jego udzielenia, nawet bez wniosku pracownika – to ich obowiązek wynikający z przepisów. Dla pracowników to z kolei okazja, by zadbać o odpoczynek, nie narażając się na formalne trudności.

Nowe obowiązki w zakresie BHP od czerwca 2025 roku – co się zmienia? 

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie zmiany w przepisach dotyczących BHP, które mają istotny wpływ na sposób organizacji pracy, obowiązki pracodawcy oraz prawa pracownika. Celem nowych regulacji jest dostosowanie przepisów do nowoczesnych realiów pracy – w tym pracy zdalnej, cyfryzacji dokumentów oraz rozszerzenia odpowiedzialności za bezpieczeństwo w miejscu pracy. Najważniejsze zmiany:

Nowe wymogi dla stanowisk pracy zdalnej

Nowelizacja przepisów doprecyzowuje obowiązki pracodawcy w zakresie BHP podczas pracy zdalnej. Od czerwca 2025 r.:

• pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego również dla stanowiska pracy zdalnej,
• wymagane będzie udostępnienie zdalnego szkolenia BHP przed rozpoczęciem pracy,
• pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków BHP w miejscu, w którym będzie wykonywał pracę.

To duża zmiana, która nakłada dodatkowe obowiązki organizacyjne i dokumentacyjne zarówno na pracodawców, jak i pracowników.

Rozszerzenie katalogu prac wzbronionych dla kobiet w ciąży

Rozszerzono listę czynności, których kobieta w ciąży nie może wykonywać – dotyczy to m.in. ekspozycji na hałas, promieniowanie niejonizujące czy prac w nocy w warunkach szczególnego obciążenia fizycznego.

Elektroniczna dokumentacja powypadkowa

Od czerwca 2025 r. dopuszcza się prowadzenie dokumentacji powypadkowej w formie elektronicznej, co przyspieszy i usprawni cały proces raportowania oraz archiwizacji wypadków przy pracy.

Co muszą zrobić pracodawcy?

• Zaktualizować oceny ryzyka zawodowego, szczególnie dla osób pracujących hybrydowo lub zdalnie.
• Przygotować nowe wzory oświadczeń i formularzy, które będą zgodne z aktualnym stanem prawnym.
• Zapewnić odpowiednie szkolenia – również w formie e-learningu, które pokryją nowe wymagania.
• Przeanalizować procedury powypadkowe i dostosować je do możliwości cyfrowych archiwizacji i zgłoszeń.

Dlaczego to ważne?

Nowelizacja ma na celu nie tylko zwiększenie bezpieczeństwa pracowników, ale też uproszczenie procedur i lepsze wykorzystanie narzędzi cyfrowych. Wymaga jednak szybkiej reakcji i dostosowania polityk kadrowych – szczególnie w sektorach, gdzie praca zdalna stała się normą.

Od 1 czerwca 2025 roku w życie wchodzą istotne zmiany w zakresie przepisów BHP. Kluczowe z nich dotyczą pracy zdalnej, kobiet w ciąży oraz cyfryzacji dokumentacji powypadkowej. Pracodawcy powinni pilnie zweryfikować swoje procedury i dokumentację, by uniknąć niezgodności i kar przy ewentualnych kontrolach.

Letni kalendarz księgowego – wakacje wakacjami, ale urząd nie śpi!

Czerwiec i lipiec to okres, który w firmach często kojarzy się z urlopami, rotacją kadry, sezonowymi pracownikami czy luźniejszym rytmem pracy. Ale w księgowości sezon ogórkowy… nie istnieje. Poniżej przypominamy najważniejsze letnie obowiązki podatkowe i finansowe, których lepiej nie zaniedbać – żeby nie zapłacić za nie jesienią z nawiązką.

Sprawozdanie finansowe – termin zatwierdzenia mija 30 czerwca

Dla firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, czerwiec to ostatni moment na:

• Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników lub inny właściwy organ (do 30 czerwca 2025 r.),
• Złożenie zatwierdzonego sprawozdania do KRS – w terminie 15 dni od zatwierdzenia (czyli do 15 lipca 2025 r., jeśli zatwierdzono w ostatni dzień).

Brak złożenia sprawozdania to nie tylko potencjalna kara finansowa (do 5 000 zł), ale również ryzyko wezwania sądowego lub przymusowej likwidacji.

Zaliczki na CIT, PIT, składki ZUS i VAT – wakacyjna dyscyplina

Urlopy w firmie nie zwalniają z obowiązków wobec fiskusa. W czerwcu i lipcu przedsiębiorcy muszą:

• opłacić zaliczki na PIT i CIT (do 20. dnia każdego miesiąca),
• złożyć JPK_V7 i zapłacić VAT (do 25. dnia każdego miesiąca),
• rozliczyć i opłacić składki ZUS (do 20. dnia miesiąca).

Uwaga: termin przesunięty w przypadku świąt wypadających w weekend – zawsze warto sprawdzić dokładne daty dla konkretnego miesiąca.

Zaległy urlop wypoczynkowy – czas go zaplanować

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, pracownik musi wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września roku następnego (czyli za 2024 – do 30 września 2025 r.). Firmy, które nie egzekwują tego terminu, narażają się na zarzuty ze strony Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli.Lato to najlepszy moment, by:

• wprowadzić grafiki wykorzystania zaległych dni,
• zadbać o dokumentację,
• uniknąć spiętrzeń jesienią, gdy kończy się termin.

Świadectwa pracy i rozliczenia z pracownikami sezonowymi

W sezonie letnim wiele firm (zwłaszcza w handlu, gastronomii, budownictwie) zatrudnia pracowników tymczasowych i sezonowych – często na umowy zlecenia lub umowy o pracę na czas określony. Ważne obowiązki:

• Świadectwa pracy muszą być wydawane niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy (maks. 7 dni),
• Rozliczenia umów zlecenia – pamiętajmy, że od 2026 roku czas ich wykonywania może być liczony do stażu pracy, co wpłynie na przyszłe uprawnienia pracownika.

BHP w czerwcu – o czym muszą pamiętać pracodawcy?

Czerwiec to początek sezonu letniego, a wraz z nim – czas, gdy pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo i higienę pracy. Wysokie temperatury, praca na zewnątrz oraz wzmożone zatrudnienie sezonowe wymagają od firm większej czujności i znajomości obowiązujących przepisów.

Praca w upałach – obowiązki pracodawcy

Zgodnie z przepisami, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy podczas wysokich temperatur – nie tylko z uwagi na komfort, ale przede wszystkim bezpieczeństwo zdrowotne pracowników.

Gdy temperatura w pomieszczeniach biurowych przekracza 28°C, a w przypadku pracy na otwartej przestrzeni – 25°C, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom dostęp do zimnych napojów. W przypadku pracy fizycznej na zewnątrz lub w warunkach podwyższonej temperatury, wymogi są jeszcze bardziej rygorystyczne. Oprócz napojów należy również rozważyć:

• Skrócenie czasu pracy lub przesunięcie godzin rozpoczęcia zmian na wcześniejsze – szczególnie w branżach budowlanych i produkcyjnych,
• Dodatkowe przerwy w pracy – by ograniczyć przegrzanie organizmu i umożliwić regenerację,
• Zabezpieczenie stanowisk pracy przed bezpośrednim nasłonecznieniem – np. przez instalację rolet lub klimatyzacji,
• Zapewnienie lekkiej, przewiewnej odzieży roboczej – zgodnej z normami BHP.

Brak wdrożenia tych środków może nie tylko narazić pracowników na udar cieplny, odwodnienie czy omdlenia, ale również skutkować karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Przeglądy BHP i szkolenia okresowe

Czerwiec to dobry moment na zweryfikowanie harmonogramu szkoleń okresowych i stanu technicznego sprzętu. Warto pamiętać, że nawet osoby zatrudnione na krótki czas muszą zostać przeszkolone z zakresu BHP, zanim rozpoczną pracę. Dotyczy to także praktykantów i młodocianych pracowników.

Zatrudnianie sezonowe – formalności i obowiązki

Wielu pracodawców w okresie letnim decyduje się na zatrudnienie pracowników sezonowych. W takim przypadku również obowiązuje pełna procedura:

• szkolenie wstępne z zakresu BHP,
• badania lekarskie,
• podpisanie umowy przed rozpoczęciem pracy.

Nieprzestrzeganie tych wymogów może zostać potraktowane jako poważne naruszenie przepisów i prowadzić do sankcji administracyjnych.

Młodociani pracownicy – szczególne zasady

Czerwiec to także czas, gdy wielu uczniów podejmuje pierwszą pracę. Pracodawcy muszą pamiętać, że zatrudnianie osób niepełnoletnich wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Młodociani mogą pracować:

• maksymalnie 6 godzin dziennie (a osoby poniżej 16. roku życia – 4 godziny),
• tylko w porze dziennej,
• z obowiązkowymi przerwami, określonymi przepisami.

Należy również upewnić się, że powierzane im zadania nie przekraczają ich możliwości fizycznych i są zgodne z przepisami o ochronie pracy dzieci i młodzieży.

BONUS: Sukcesja firmy – jak mądrze zaplanować przyszłość biznesu?

Sukcesja to jeden z najważniejszych, a zarazem najczęściej odkładanych tematów w świecie biznesu. Właściciele firm rzadko myślą o przekazaniu sterów, dopóki życie ich do tego nie zmusi. Tymczasem odpowiednio przygotowany plan sukcesji może uchronić przedsiębiorstwo przed paraliżem, a rodzinę – przed konfliktem i stratą dorobku całego życia.

Czym jest sukcesja?

W skrócie: to proces przekazania firmy – jej majątku, zarządzania i odpowiedzialności – nowemu pokoleniu lub innym wyznaczonym następcom. W zależności od formy prawnej firmy i indywidualnych potrzeb, sukcesja może mieć różny przebieg:

• w jednoosobowej działalności – wiąże się z ustanowieniem zarządcy sukcesyjnego,
• w spółce – może obejmować przekształcenia, zmiany w umowie spółki, podziały udziałów czy połączenia z innymi podmiotami.

Sukcesja a prawo – na co zwrócić uwagę?

Choć sukcesja bywa kojarzona wyłącznie z kwestiami rodzinnymi, to tak naprawdę obejmuje szereg regulacji podatkowych, cywilnych, spadkowych i korporacyjnych. Niezbędne może być:

• przygotowanie testamentu lub innego aktu ostatniej woli,
• zabezpieczenie udziałów spółkowych,
• uporządkowanie kwestii majątkowych i majątku prywatnego vs. firmowego,
• wdrożenie rozwiązań podatkowych ograniczających obciążenia po śmierci właściciela.

Zarządzanie sukcesyjne nie dotyczy tylko śmierci – warto przygotować plan również na wypadek choroby, dłuższej nieobecności, braku decyzyjności właściciela.

Fundacja rodzinna jako narzędzie sukcesji

Od niedawna w polskim porządku prawnym funkcjonuje instytucja fundacji rodzinnej – nowoczesnego rozwiązania umożliwiającego przekazanie majątku rodzinie w sposób uporządkowany, z jednoczesnym zachowaniem kontroli i ciągłości działania firmy. Fundacja rodzinna:

• chroni majątek przed podziałem lub niekontrolowanym zarządzaniem,
• pozwala na wypłatę świadczeń beneficjentom w określonym harmonogramie,
• zapewnia większe bezpieczeństwo prawne i finansowe dla kolejnych pokoleń,
• może być skutecznym narzędziem planowania podatkowego.

Jak możemy pomóc?

W BZ Consulting od lat wspieramy klientów w procesach sukcesyjnych. To temat, w którym nie ma uniwersalnych rozwiązań – dlatego działamy kompleksowo, z dużą uwagą na indywidualne potrzeby rodzin i firm. Oferujemy:

• analizę i przygotowanie strategii sukcesji,
• doradztwo w zakresie zarządu sukcesyjnego, przekształceń firm oraz przepisów spadkowych i podatkowych,
• wsparcie w tworzeniu i obsłudze fundacji rodzinnych – zarówno od strony formalnej, jak i księgowej.

Pomagamy firmom zabezpieczyć ich przyszłość, zachować dorobek życia i zadbać o ciągłość pokoleniową. Sukcesja to nie koniec – to nowy początek. Warto, by był przemyślany i dobrze przygotowany.